エクスポート/インポートの機能を利用して、社員や金融機関などの台帳の登録情報を別のデータからCSVファイルに抽出し、新規データに取り込むことができます。
以下は、別のデータで台帳のデータをCSVファイルにエクスポートし、エクスポートしたCSVファイルを新規作成したデータにインポートする手順となります。
台帳のエクスポート手順
『エクスポート』-『台帳』で、「部署」「役職」「金融機関」「支店」「住民税納付先」「社員」それぞれの台帳の登録内容を、CSVファイルに出力します。
それぞれの台帳について、下記(1)~(4)の手順でエクスポート処理を行ってください。
(1)『ファイル』-『エクスポート』-『台帳』の「台帳(C)」でエクスポートする台帳を選択します。また、1行目に項目名称を出力させる場合は、「1行目にタイトルを出力する(T)」にチェックをつけます。
「台帳(C)」「1行目にタイトルを出力する(T)」の設定が完了しましたら、[次へ(N)]をクリックしてください。
※台帳を選択すると登録件数が表示されます。登録件数が0件の台帳はエクスポートできません。
▼かんたん!給与/『ファイル』-『エクスポート』-『台帳』(台帳を選択します)
(2)「出力先」で「テキストファイル(カンマ区切り)(S)」を選択します。
また、「ファイル名の指定」欄の[参照(R)]をクリックすると《テキストファイルの選択》が表示されますので、保存先と「ファイル名(N)」を入力して[保存(S)]をクリックします。
「出力先」「ファイル名の指定」の設定が完了しましたら、[次へ(N)]をクリックしてください。
▼かんたん!給与/『ファイル』-『エクスポート』-『台帳』(出力方法を選択します)
(3)前述の手順(1)(2)で設定した内容が表示されますので、確認して[上記設定内容で、エクスポートを実行する(R)]をクリックします。「エクスポート処理が終了しました。」のメッセージが表示されますので、[OK]をクリックしてください。
▼かんたん!給与/『ファイル』-『エクスポート』-『台帳』(次の内容でエクスポートを実行します)
▼《台帳のエクスポート》
(4)[完了(F8)]をクリックして、『エクスポート』-『台帳』を閉じます。
▼かんたん!給与/『ファイル』-『エクスポート』-『台帳』(次の内容でエクスポートを実行します)
以上で、エクスポート処理は完了となります。ほかの台帳も同様にエクスポートし、指定した保存先にエクスポートした台帳のCSVファイルができているかご確認ください。
▼かんたん!給与/『ファイル』-『エクスポート』-『台帳』(台帳を選択します)
台帳のインポート手順
『インポート』-『台帳』で、「部署」「役職」「金融機関」「支店」「住民税納付先」「社員」それぞれのCSVファイルから、各台帳に取り込みます。
それぞれの台帳ごとに、下記〔1〕~〔6〕の手順で、インポート処理を行ってください。
〔1〕『ファイル』-『インポート』-『台帳』の「台帳(C)」でインポートを行う台帳を選択し、[次へ(N)]をクリックします。
▼かんたん!給与/『ファイル』-『インポート』-『台帳』(インポートを行う台帳を選択します)
〔2〕「ファイル名の指定」欄の[参照(R)]をクリックすると《テキストファイルの選択》が表示されますので、前述の手順〔1〕で指定した台帳のエクスポートファイルを指定して[保存(S)]をクリックします。
「ファイル名の指定」の設定が完了しましたら、[次へ(N)]をクリックしてください。
▼かんたん!給与/『ファイル』-『インポート』-『台帳』(インポートを行うファイル名を入力します)
〔3〕「フィールド区切り記号」で「カンマ(CSV)(C)」を選択し、「テキスト区切り記号(X)」で「"」を選択します。
エクスポート時に「1行目にタイトルを出力する(T)」にチェックをつけた場合に、「1行目に項目名が入っている(I)」にチェックをつけてください。(チェックをつけると先頭行の読み込みを行いません。)
「フィールド区切り記号」「テキスト区切り記号(X)」「1行目に項目名が入っている(I)」の設定が完了しましたら、[次へ(N)]をクリックしてください。
▼かんたん!給与/『ファイル』-『インポート』-『台帳』(オプションを指定します)
〔4〕読み込むデータと項目の対応付けを行います。
「項目一覧(I)」と「読込みデータ一覧(L)」の項目を指定し、[対応付け(C)→]をクリックします。対応付けされた項目は、「読込みデータ一覧(L)」の「対応付け」欄に表示され、インポート対象項目となります。
「内容」欄(「内容1」「内容2」・・・)には、前述の手順〔2〕で指定したファイルの内容が表示されます。「読込みデータ一覧(L)」欄の下部にある[←][→]で表示するデータの切り替えができます。
項目の対応付けが完了しましたら、[次へ(N)]をクリックします。
▼かんたん!給与/『ファイル』-『インポート』-『台帳』(読み込むデータと項目の組み合わせを設定します)
〔5〕前述の手順〔1〕~〔3〕で設定した内容が表示されますので、確認して[上記設定内容で、インポートを実行する(R)]をクリックします。「インポート処理が終了しました。」のメッセージが表示されますので、[OK]をクリックしてください。
▼かんたん!給与/『ファイル』-『インポート』-『台帳』(次の内容でインポートを実行します)
▼《台帳のインポート》
〔6〕[完了(F8)]をクリックして、『インポート』-『台帳』を閉じます。
▼かんたん!給与/『ファイル』-『インポート』-『台帳』(次の内容でインポートを実行します)
以上で、インポート処理は完了となります。ほかの台帳も同様にインポートし、指定した台帳の取り込みができているかご確認ください。
▼かんたん!給与/『ファイル』-『インポート』-『台帳』(インポートを行う台帳を選択します)
【補足】
『ファイル』-『インポート』-『台帳』でインポートする台帳に「支店」を選択すると「支店台帳をインポートするときは、次の台帳を先にインポートしておく必要があります。」のメッセージが表示されます。金融機関台帳をインポートしてから、支店台帳のインポートを行うようにしてください。
▼《MJSかんたん!給与》
また、『ファイル』-『インポート』-『台帳』でインポートする台帳に「社員」を選択すると「社員台帳をインポートするときは、次の台帳を先にインポートしておく必要があります。」のメッセージが表示されます。部署/役職/住民税納付先/金融機関/支店の台帳をインポートしてから、社員台帳のインポートを行うようにしてください。
▼《MJSかんたん!給与》